仕事が早い!と言われるための時間ルール

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

人によって仕事量は様々ですが、仕事をお願いするなら仕事が早い人に仕事を任せたくなりますよね。
逆に仕事が遅い人には大切な仕事は任せられません。

毎日新たな仕事が舞い込む中で、小さな仕事も、何気なくお願いされた仕事も忘れることなくすぐに対応してくれる人はとても信頼できます。

でも仕事量が多ければ多いほど、小さな仕事は後回しにしてしまったり、どんどん仕事が積み重なると忘れてしまったり、、自分の中でしっかり整理して管理できていないとキャパオーバーになってしまいどんどん仕事が遅くなってしまいます。
仕事が多くても素早く対応、処理できるようになるにはいくつかの「時間ルール」が必要です。

自分の中で決めたルールを守って仕事をすれば、ミスも減り、正確に時間を守れるようになります。
今回の記事では、仕事が速い人と遅い人の違いに着目しながら、時間ルールについてまとめていきます。

仕事が早いと言われる為の時間ルール

デスク周りを整理整頓する

  • 仕事が遅い人
    散らかっていたり、書類が整理しきれずに色んなところにしまってあってどこになにがあるか把握できていません。
    身の回りが整理整頓できていないと、やるべきことをやる前にその資料を探すことに時間がかかってしまいます。
       
  • 仕事が速い人
    整理整頓されてしっかり管理されていれば、探す時間がなく、すぐに業務に取りかかることが出来ます。
    また何がどこまで進行しているかもすぐにわかるので、仕事の進捗状況が把握でき、

Todoリストを作る

猫とコーヒー

  • 仕事が遅い人
    TODOリストを作っていないので、何をするべきか、いまいちわかっていません。
    一つの仕事を終えたら、次に何をしなければいけないのか、すぐ忘れてしまいます。
    〆切も把握できず、ギリギリになってしまったり、満足のいく仕上がりにならないまま仕上げなければならないなんてことにもなりかねません。
       
  • 仕事が速い人
    TODOリストを毎日作り、1日の中で何度も見返します。
    TODOリストは自分がやるべき仕事を見える化する為に絶対に必要です。
    仕事を頼まれた時点でTODOリストに記入し、期限も記入する。
    そこから消去法のように片付けていきます。

基本的になんでも即レス

  • 仕事が遅い人
    メールを読んだら、すぐに返信できる案件や至急と書いてあるもの以外ひとまず保留にしてしまいます。
    今は他にやることがあるから後で返そう、今はわからないから確認したら返信しよう、などそれぞれ理由があるとは思いますが、後回しにすることで忘れてしまいがちです。
    電話の着信があった場合も、また後で、と思っていたら忘れてしまいがちです。
    二度も三度も相手から連絡をもらうようでは相手の信頼は落ちてしまいます。
       
  • 仕事が速い人
    メールや電話などで問い合わせを受けたり仕事を依頼された際、基本的にすぐにレスをします。
    確認しなくては分からないことでも「確認後すぐにご連絡致します。」「〇〇日までにはご連絡させて頂きます。」などとりあえず今の状況だけでも伝えることが大切です。
    特にメールは返信しない以上読んだかどうかが伝わらないので、返信をすることで相手に安心感を与えることができます。
    相手を安心させる意味でもすぐに返事ができない案件でも、その旨を伝えることで誠意を表すことができます。
    電話も着信があった時点ですぐに折り返すのが理想ですが、状況によってはそれが出来ない場合もあります。
    その場合は忘れないようにメモをしておくなどして、必ず忘れないようにしましょう。
    相手からの信頼を得ることがビジネスではとても大切なことなのです。

パソコン操作、スピードUP 裏ワザ

口に指をあてる女性

パソコンの操作でよく使う機能でも、知っていると役立つ、とても便利な操作方法があります。
これらを駆使することで、仕事のスピードupにつながりますので、もし知らなかったらぜひ取り入れてみましょう。

  • すべて選択 Ctrl + A
  • 保存 Ctrl + S
  • コピー Ctrl + C
  • 貼り付け Ctrl + V
  • 切り取り Ctrl + X
  • 元に戻す Ctrl + Z
  • 印刷 Ctrl + U
  • アプリケーションを閉じる Ctrl + F4

仕事を後回しにしない。すぐ出来ることはすぐやる

  • 仕事が遅い人
    小さなすぐ出来る仕事は”いつでも出来るから”と 後回しにして、結果忘れがちです。
       
  • 仕事が速い人
    すぐに処理できる仕事はその場でこなしてしまいます。
    どうしても時間がない場合は、アシスタントやお願いできる人に頼むなどして確実に処理します。
    人にお願いした場合は、処理が終えたところまで必ず確認するようにします。
    忙しい人ほど小さな仕事を面倒に思い後回しにしてしまいがちですが、だからこそすぐに処理することで、「仕事が早い」と評価されやすくなります。
    後回しにすればするほど、面倒になるので、すぐに処理するようにしましょう。

まとめ


いかがでしたでしょうか。
ひとりひとり仕事内容も状況も違うので参考にできる、できないはあるかもしれませんが、自分の中で時間ルールを決めることは、自分の生活においてとても大切なことです。
時間ルールを決めることで、プライベートな時間を作ることもできます。
逆に仕事ばかりで自分の時間を作れないと、結果として仕事が長続きしません。

時間はどんな人にも平等にありますが、その時間をどう工夫して分配するか、それはあなた自身で決めることができます。
プライベートも仕事もより一層充実した時間を過ごす為に、あなたなりの時間ルールを作っていきましょう。
この記事が少しでも参考になれば嬉しいです。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

著者:chiemin

著者の記事一覧

とにかく美容が大好きです。
コスメ、スキンケア、香り、インナービューティー、ライフスタイル、、女性の美について多方面から、読んでいてわくわくする、楽しい、わかりやすい記事を丁寧に書いていきたいと思っています。
美容薬学検定1級、日本化粧品検定1級、コスメコンシェルジュ、ダイエット検定1級を取得。







関連記事

ページ上部へ戻る